Die Organisation einer Tankstelle besteht aus Aufgaben, die an fast jeder Station mit Shop anfallen. Und dann gibt es Anforderungen, die aus dem individuellen Angebot und den Gegebenheiten vor Ort resultieren. Um diesem Umstand gerecht zu werden, hat das Unternehmen Web.Cloud.Apps die Software Stationguide so konzipiert, dass dem Betreiber im Basispaket alle Funktionen rund um die Verwaltung und Personalplanung zur Verfügung stehen. Damit erfüllt die webbasierte Lösung die Grundbedürfnisse für die Organisation einer bemannten Tankstelle.
Mit der Zeit ist die Software über diese Themen hinausgewachsen und wurde um inzwischen sieben Module erweitert, die ein Betreiber für das Management seiner Tankstelle je nach seinen persönlichen Anforderungen dazubuchen kann – aber nicht muss. „Wer fast nur Stammkunden hat, braucht kein aktives Verkaufen und wer keine oder nur wenige Zeitschriften im Sortiment hat, für den ist das Modul Remission & Inventur eigentlich überflüssig“, erklärt Daniel Bold, Geschäftsführer von Web.Cloud.Apps. Dagegen könnte für Standorte mit einem großen Bistroangebot das Modul Warenstandzeiten interessant sein. Damit können die Angestellten Lebensmittel mit kurzer Verbrauchsdauer per Etikett mit der korrekten Standzeit kennzeichnen, so dass die maximale Standzeit genutzt werden kann. Gleichzeitig ist gewährleistet, dass die Produkte HACCP-konform rechtzeitig entsorgt werden.
Neue Anpassungen
In den letzten Monaten hat das Team um Bold zudem daran gearbeitet, die Software optisch zu modernisieren, technisch auf den neuesten Stand zu bringen, um einige Möglichkeiten zu erweitern und die Benutzerführung zu erleichtern. Ein Beispiel dafür ist das Modul Aktives Verkaufen. Ein Tablet neben der Kasse zeigt dem Mitarbeiter die Artikel an, die er dem Kunden aktiv vorschlagen soll. Durch eine Berührung des Displays hält der Kassierer fest, ob das Angebot angenommen wurde oder nicht. Der Tankstellenunternehmer bestimmt zuvor, welche Produkte zu welcher Uhrzeit oder zu welchem Tag aktiv verkauft werden sollen. Bietet der Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum keine Artikel mehr an, wird er über ein akustisches Signal daran erinnert.
Neu an dem Modul ist nun, dass Stationguide automatisiert aktuelle Daten zum Wetter, Zeitpunkt des Sonnenauf- und -untergangs sowie die Temperatur am jeweiligen Standort einspielt. Werbemaßnahmen und Aufgaben für die Mitarbeiter lassen sich so gezielter steuern, verspricht Bold. Steigt die Temperatur beispielsweise über 20 Grad, spielt das System automatisch Werbung für Eis auf die Anzeigendisplays und fordert die Kassierer über das Display auf, die Produktgruppe aktiv anzubieten. Damit verknüpft kann außerdem die Aufgabe sein, Angebote rund um das Thema Grillen wie Kohle und Aluschalen neben dem Eingang zu platzieren.
Ebenfalls erweitert hat Web.Cloud.Apps das Thema vernetztes Arbeiten im Rahmen der Mitarbeiter-App, die Kunden im Basispaket kostenfrei zur Verfügung steht. In der App können die Angestellten auch von zu Hause aus ihren Schichtplan einsehen, sich auf Schichten bewerben und tauschen und sogar Urlaubsanträge stellen. Außerdem kann jeder in seinem Profil wichtige Informationen wie seine verbleibenden Urlaubstage prüfen sowie seine Kontaktdaten bei Bedarf bearbeiten, damit das Personalstammblatt ohne viel Aufwand immer aktuell ist.
Zufriedener Nutzer dieser App sind Thorsten Gerhardtz, Eigentümer zweier Aral-Tankstellen im Westerwald und im Bergischen Land, sowie seine Frau, Pächterin einer Aral-Tankstelle im Siegerland. „Es funktioniert tatsächlich, dass unsere Mitarbeiter die Schichtplanung selbst organisieren“, berichtet Gerhardtz. Wenn beispielsweise jemand krank ist, schreibt er das in die gemeinsame Whatsapp-Gruppe, die es schon vor der Einführung der Mitarbeiter-App gab. In der App gibt derjenige dann die Schicht frei und der Ersatzmann übernimmt sie.
Der Aral-Tankstellenbetreiber nutzt außerdem das Modul Digitale Temperaturenkontrolle. Dafür hat Stationguide in allen Kühlschränken, Tiefkühltruhen und Bistrovitrinen zertifizierte Funksensoren angebracht, die die Temperaturdaten messen und in die Software übertragen. Somit muss kein Mitarbeiter die Daten persönlich kontrollieren und händisch in Listen eintragen, was gerne mal im stressigen Tankstellenalltag vergessen wird. Verlässt die Temperatur den definierten Normbereich, meldet das System das an den Betreiber und er kann prüfen, ob beispielsweise einfach nur die Tür der Tiefkühltruhe offen gelassen wurde oder ob das Gerät kaputt ist und ein Techniker kommen muss. Ein weiterer Vorteil: „Kommt das Gesundheitsamt mal bei uns vorbei, können wir ihnen die digitalen Aufzeichnungen vorlegen“, sagt Gerhardtz. Das kommt auch bei den Behörden gut an.
(Autorin: Annika Beyer; Der Artikel erschien in Sprit+ Ausgabe 7/2019.)