Timo Dederichs von Mundorf Tank ist Tankstellenbetreiber und als solcher weiß er, dass administrative Prozesse und Dokumentationen zum Daily Business gehören. Allerdings sollten diese seiner Meinung nach möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen. Gemeinsam mit seinem Steuerberater machte sich der Tankstellenbetreiber deshalb auf die Suche nach einer Archivierungslösung für seine Kassendaten. Bei Edarchiv von Eurodata wurde er nicht nur fündig, sondern freut sich seitdem auch darüber, dass durch die Schnittstelle zum HUTH-Kassensystem die bis dahin aufwendige Archivierung auf einmal vollautomatisch im Hintergrund läuft.
Der entscheidende Tipp kam vom Steuerberater
Den entscheidenden Impuls für die Einführung einer automatischen Kassendatenarchivierung bekam er von seinem Steuerberater. Dieser hatte ihn gezielt darauf hingewiesen, wie hilfreich eine digitale Archivierungslösung im Hinblick auf digitale Betriebsprüfungen sein könne. Vor dem Hintergrund, dass man bei Mundorf bis dato die Kassendaten auf Basis von CDs und Sicherungsbändern archivierte, sah der Steuerberater im Einsatz einer modernen Archivierungsplattform große Vorteile: Zum einen sei man so immer auf dem neuesten Stand und zum anderen sind die Daten bei einer Prüfung auch nach Jahren noch lesbar. Da der Steuerberater der Mundorf Tankstelle bereits gute Erfahrungen mit Edarchiv gemacht hatte, riet er seinem Mandanten zu dieser Lösung.
"Perfekt und wie von selbst"
Also führte dieser im September 2020 in seiner Tankstelle Edarchiv von Eurodata ein - wobei Einführung vielleicht nicht der richtige Begriff ist: "Wir haben uns online registriert, die Schlüsselnummer in die HUTH-Kasse eingegeben und die Rahmenbedingungen für die Archivierung festgelegt. Das war´s. Seitdem läuft alles perfekt und wie von selbst", sagt Dederichs, Betreiber der Mundorf Tankstelle Troisdorf.
Seitdem muss er sich um nichts mehr kümmern. Die Daten werden mit dem Tagesabschluss der Kasse automatisch archiviert. Aus den Kassendaten werden zudem Tagessummen kreiert, die als Buchungsvorschläge an die Finanzbuchhaltung gegeben werden können. Und an der Stelle ist Dederichs schon nicht mehr involviert, da alles vollautomatisch erfolgt. Das Ergebnis sieht er in Form der monatlichen Geschäftsanalysen in Edtas, dem Tankstellenabrechnungs- und Controllingsystem, das ihm der Steuerberater online zur Verfügung stellt.
Der Tankstellenunternehmer fasst zusammen: "Bei der Kassendatenarchivierung mit Edarchiv läuft alles easy. Von der ersten Minute an hat alles perfekt funktioniert. Durch die automatische Archivierung der Kassendaten muss ich mir über die Kassensicherungsverordnung schon mal keine Gedanken mehr machen."
Sechs Monate alten Kassenbeleg sofort gefunden
Und wie aufwendig ist es, ein Dokument im Archiv zu finden? "Das ist kinderleicht", sagt Dederichs. Erst vor ein paar Tagen musste er für einen seiner Kunden einen Kassenbeleg suchen, der über ein halbes Jahr alt war. "Der Kassenbon ließ sich ganz einfach finden und ausdrucken", freut sich der Tankstellenbetreiber. Er ist glücklich, dass er derartige Anfragen dank Edarchiv in wenigen Minuten beantworten kann. "Mit dieser Lösung sind wir in jeder Hinsicht professionell aufgestellt - für den Kunden genauso wie für Finanzamt, Prüfer und Buchhaltung. Das ist klasse und lässt mich ruhig schlafen."