Der laufende Betrieb zeigt es oft deutlich: An der Tankstelle schlummert noch einiges an Potenzial hinsichtlich Digitalisierung und Effizienzsteigerung. An der Esso Tankstelle in Hildrizhausen hat Betreiber Dennis Widmaier dieses Potenzial erkannt und die Ideen von Marvin Harst für ein browserbasiertes Betriebsportal für Tankstellen unterstützt. Marvin Harst, heute 22, hat mit 16 Jahren bei Widmaier an der Tankstelle gearbeitet und sollte damals zunächst nur eine Excel-Liste für Abschreibungen digitalisieren. Mit seiner Frau Sara ist Harst inzwischen u.a. in der Web- und Softwareentwicklung unternehmerisch tätig und bringt das Portal "Schichtly" als marktreifes Produkt mit umfangreichen Funktionen weiter voran.
Diese Erkenntnis war der Auslöser
Anlass für die Entwicklung von Schichtly "war die Erkenntnis, dass es zwar für einzelne Bereiche bereits sehr gute Softwarelösungen gibt, im operativen Alltag einer Tankstelle aber trotzdem erstaunlich viele Prozesse analog oder über verschiedene Systeme laufen", erzählt Harst und spielt damit auf Schichtpläne, Stundenzettel, Temperaturkontrollen, Unterweisungen und Zählerstände oder Urlaubsanträge an. Vieles davon auf Papier, Excel oder WhatsApp. Aus der Lösung für das Problem mit den Abschreibelisten hat sich dann Schritt für Schritt ein digitales Betriebsportal entwickelt, das seit November 2025 in Echtzeit an der Esso Tankstelle in Hildrizhausen eingesetzt wird.
Papier, Excel und Messenger ersetzt
In den zehn Monaten seitdem wurden mit Schichtly insgesamt 45 Wochenpläne mit über 900 Schichten, mehr als 1.800 Temperaturmessungen an elf Kühlgeräten, rund 7.000 dokumentierte Abschreibungen, dazu Lotto- und Waschkartenstände, Arbeitszeiten, Monatsabschlüsse und Unterweisungen bewältigt. Dabei hat Schichtly den täglichen organisatorischen Aufwand an der Tankstelle gebündelt und Papierlisten, Excel-Dateien und Messengerdienste ersetzt.
Seit dem 1. Juli 2026 ist das modulare Portal auch für andere Betriebe buchbar und eignet sich sowohl für Einzel- wie auch für Mehrfachbetreiber. Für letztere gibt es das Modul "Multi-Standort" mit einer standortübergreifenden Übersicht. Alle Module wie z. B. Schichtplan oder Temperaturkontrollen lassen sich monatlich dazubuchen oder abbestellen.
Arbeitsschritte auf Sekunden reduzieren
Am Beispiel Temperaturkontrolle zeigt sich konkret, wie Schichtly den Arbeitsalltag erleichtert: Wo vorher für jedes Gerät ein Blatt abgeheftet und bei einer Kontrolle herausgesucht und vorgelegt werden musste, tragen jetzt die Mitarbeiter den Wert einfach im Handy ein. Die Tankstellenleitung sieht auf einen Blick, ob alles erledigt ist, und kann das Protokoll in Sekunden abrufen. "Der eigentliche Effizienzgewinn entsteht nicht nur dadurch, dass ein Zettel digital wird", erklärt Harst. "Entscheidend ist, dass die nachgelagerten Schritte – Sortieren, Übertragen, Nachfragen, Kontrollieren und Archivieren – reduziert werden."
Dabei ist ihm wichtig zu betonen, dass die Software auch beim Team ankommen muss. Deshalb laufe Schichtly im Browser auf jedem Smartphone, und zwar ohne App-Installation und sogar ohne Schulung.
Ergänzung zu bestehenden Systemen
Im Vergleich zu bereits am Markt etablierten Systemen erhebt das Portal den Anspruch, noch praxisnaher, modularer und breiter aufgestellt zu sein. Dabei sei Schichtly eine digitale Betriebsebene, die bestehende Systeme ergänze und insbesondere die Prozesse abbilde, die heute häufig noch außerhalb dieser Systeme stattfänden, so Harst. Das Portal soll also weder bestehende Kassensysteme noch die Warenwirtschaft oder Tankstellensteuerung ersetzen. "Wir wollen nicht die Kasse ersetzen, sondern den Papierordner neben der Kasse, den Temperaturbogen an der Wand, die Excel-Liste im Büro, den Stundenzettel und den Teil der WhatsApp-Gruppe, in dem es um Schichten und Aufgaben geht", erläutert Harst. "Langfristig sind Schnittstellen deshalb für uns ein wichtiger Bestandteil der Entwicklung." Je weniger Informationen ein Betreiber zwischen verschiedenen Systemen manuell übertragen müsse, desto größer sei letztlich der Nutzen der Digitalisierung.
Neue Funktionen vor allen anderen und kostenlos
Schichtly befindet sich noch in einer frühen Marktphase und soll aus der Praxis heraus weiter optimiert werden. Dafür hat Harst ein Entwicklungspartner-Programm gestartet. Betriebe, die mitmachen, bekommen neue Funktionen zuerst, während der Testphase kostenlos, und dazu einen direkten Draht zum Anbieter statt eines anonymen Ticket-Systems. Die Themen Temperatur- und Kühlkettendokumentation, Abschreibelisten, Kassenabrechnung, Lotto- und Waschkartenstände sowie Zählerstände von Kaffeemaschine bis Stromzähler sind je eigene Module. "Der Betreiber bucht, was er braucht, und nichts, was er nicht braucht", erläutert Software-Unternehmer Harst.
Das kann so aussehen: Einmalige Kosten von 49 Euro für die Einrichtung plus monatliche Kosten für die Module zwischen drei und 22 Euro, dazu gestaffelte Kosten zwischen 3,90 und 1,90 Euro pro Monat und Nutzerkonto. Die Mitarbeiterverwaltung kostet neun Euro im Monat und ist ab zehn Nutzern kostenlos.
Harst rechnet zwei Beispiele vor: Eine kleine Station mit fünf Nutzern, Schichtplan und Temperatur-Protokoll liegt bei rund 62 Euro im Monat. Eine Station mit zehn Nutzern, Schichtplan, Arbeitszeiten und Temperatur-Protokoll bei 92 Euro. Alle Preise sind netto und gelten erst nach der 30-tägigen kostenlosen Testphase.
In Zukunft mit KI
In Zukunft soll sich Schichtly weiter auf dem Markt profilieren: Ein KI-gestützter Schichtplan, der aus Verfügbarkeiten, Abwesenheiten, Qualifikationen und alten Plänen einen Vorschlag erstellt und bei Ausfällen eine Umbesetzung vorschlägt, ist für das vierte Quartal 2026 geplant.
Weitere Schritte in Richtung Automatisierung sind Temperatursensoren, die über Funk arbeiten und Werte mehrmals täglich erfassen, dokumentieren und bei Soll-Abweichung die verantwortliche Person benachrichtigen. Mittel- bis langfristig will Marvin Harst sogar die Verwaltung und Überwachung von E-Ladesäulen in das Betriebsportal integrieren.
