Tankstellen entwickeln sich immer mehr hin zu Mobilitätsknotenpunkten, welche die gesamte Bandbreite der individuellen Mobilitätsbedürfnisse ihrer Kunden erfüllen sollen. Von einem Tankstellenbetreiber wird erwartet, dass er eine wachsende Anzahl von Produkten und Dienstleistungen jederzeit für seine Kunden bereitstellen kann. Die betriebswirtschaftlichen Fragestellungen nehmen zu: Wie sieht der Umsatz in welchem Segment aus? Müssen die Preise an die aktuelle Situation angepasst werden? Mit welchen Gewinnen ist in sechs Monaten zu rechnen?
Hilfreich ist es für Tankstellenbetreiber, wenn sie dabei einen schnellen und sicheren Überblick über ihre Zahlen erhalten. "Insbesondere für Tankstellen stellt daher eine intelligente Finanzbuchhaltungssoftware (Fibu) ein einfach und effizient einsetzbares, strategisches Steuerungsmittel dar", erklärt Markus Schäfer, Leiter Vertrieb des Softwarespezialisten Syska. "Die Softwarelösung bietet zuverlässige Daten zum Umsatz und den Kosten, sodass exakt geplant und analysiert werden kann. Das erleichtert den alltäglichen Geschäftsbetrieb enorm."
Eine intelligente Fibu-Software ist als Controllinginstrument gut geeignet, wenn sie über eine hohe Integrationsfähigkeit verfügt. Sie ist keine isolierte Insellösung, sondern bezieht ihre vielfältigen Daten und Zahlen, beispielsweise Lohn und Gehalt oder Kassenabrechnungen, mittels der Schnittstellen aus den anderen Softwareprogrammen. Damit sind sowohl ein sicherer Transfer als auch eine effiziente Weiterverarbeitung der relevanten Daten garantiert. Innovative Fibu-Software ermöglicht ihren Nutzern detaillierte Analysen sowie eine übersichtliche Darstellung von Gewinn- und Verlust-Rechnungen des Tankstellenbetriebes. Benutzerfreundlichkeit zeigt sich auch in der schnellen Auflistung der relevanten Größen wie Umsatz, sonstige Erlöse, Aufwendungen, Abschreibungen oder Zinsen.
Neben Listenansichten können die Ergebnisse grafisch aufbereitet werden: Zeitachsen illustrieren die Veränderung der Zahlen und sind schnell zu erfassen. So werden auch zukünftige Zahlen sichtbar: Basierend auf dem aktuellen Bankguthaben und dem Offenen-Posten-Bestand mit Zahlungszielen besteht die Möglichkeit, wochen- oder monatsgenau die verfügbare Liquidität der Tankstelle zu berechnen. Schließlich ist es überlebenswichtig, laufend zu überprüfen, ob ausreichend liquide Mittel vorhanden sind. Nur so lässt sich eine drohende Zahlungsunfähigkeit, die schließlich sogar zur Insolvenz führen kann, bereits im Ansatz erkennen und im besten Fall gänzlich vermeiden.
Verknüpfung mit Excel
Damit die Liquidität einfach und schnell erfasst werden kann, bietet die Fibu eine ergänzende Verknüpfung mit Microsoft. Tankstellenbetreiber müssen ihre betriebswirtschaftliche Perspektive im Blick haben. Intelligente Finanzbuchhaltungssoftware kann als Controlling- und Prognosewerkzeug unterstützen Excel: Das Office-Programm holt sich tagesgenau die Zahlen aus der Software. In Excel wird die Auswertung individuell nach den tankstellenspezifischen Anforderungen einmal erstellt und fortan sind die aktuellen Werte mit einem Befehl abrufbar. "Es entstehen keine Fehler mehr durch manuelles Erfassen der Daten und langwierige Abstimmungsprozesse. Intelligente Fibu-Software wandelt die Auswertungen in ein PDF um, das sich via E-Mail versenden lässt. So wird beispielsweise bei der Übermittlung an externe Dienstleister wie dem Steuerberater Zeit gespart", erläutert Vertriebsleiter Schäfer.
Woran man eine intelligente Fibu erkennt
Eine innovative Fibu erkennt der Nutzer an ihrem intelligenten Aufbau und auch an ihrer guten Benutzerführung. Ihre Oberfläche, die Funktionsmenüs und die Icon-Leisten sind individuell anpassbar und ermöglichen einen guten Überblick. Das verdeutlicht auch die übersichtliche Offene-Posten-Liste. Sie ist gestaffelt nach einzelnen Mahnstufen und zeigt, welcher Kostenträger an die Zahlung erinnert werden muss. Nicht zu vernachlässigen ist natürlich auch das alltägliche Buchen. Automatische Vorlagen für die alltäglichen Geschäftsvorfälle wie individuell angepasste Buchungsschablonen helfen, den Zeitaufwand zu reduzieren. So gestaltet sich die Kontensuche sehr einfach. Mit nur einem Klick ist der passende Kontensatz schnell
und bequem aufgerufen.
Keine Zwischenspeicherung in Clearingdateien
Über eine Konfipay-Integration lassen sich beliebig viele Konten von verschiedenen Banken im Online-Banking einbinden. Darüber hinaus sorgt die Übertragung von Überweisungen an den Webservice und die Unabhängigkeit von Banking-Software-Updates für deutlich höheren Komfort. Das ist auch im Hinblick auf die Datensicherheit ein Plus, denn sensible Zahlungsverkehrsdaten werden nicht in Clearingdateien zwischengespeichert. "Regelmäßige Software-Aktualisierungen stehen an erster Stelle", erklärt Schäfer. „Insbesondere die mittlerweile immer stärker verbreiteten elektronischen Rechnungen sollten verarbeitet werden können.
Eine intelligente Fibu unterstützt ihren Import in Form von Bilddateien, PDFs, ZUGFeRD 2.0 oder als X-Rechnungen und kann aus diesen Belegen vollautomatisch Buchungen erzeugen sowie miteinander verknüpfen. So lässt sich später sehr einfach die Rechnung zu einer Buchung anzeigen.“ Nachkontrollen sind deshalb kaum mehr nötig. Dank ihrer ausgefeilten Controlling- und Reportinginstrumente liefert eine intelligente Fibu die wesentlichen Entscheidungsgrundlagen, um die eigene Tankstelle tagtäglich auch in herausfordernden Zeiten erfolgreich zu leiten und in die Zukunft zu führen.
Die Checkliste finden Sie unter sprit-plus.de/marktuebersichten.