Inventuren bei Tankstellen sind oftmals aufwendig und zeitraubend – zumindest, wenn sie gut werden sollen. Und das sollten sie, denn werden sie ignoriert oder fehlerhaft durchgeführt, kann das Finanzamt den Unternehmensgewinn schätzen. Das Ergebnis: steuerliche und damit finanzielle Nachteile für den Tankstellenbetreiber. Doch das muss nicht sein.
Zur Inventur verpflichtet
Mehr als vierzehntausend Tankstellen gibt es in Deutschland und bei ihnen allen zeichnet sich am zeitlichen Horizont bereits wieder die sogenannte Jahresinventur ab. Denn eine Inventur ist für alle Unternehmen, die bilanzieren, zum Ende ihres Geschäftsjahres vorgeschrieben – und bei vielen Tankstellenbetreibern dürfte das mit dem Ende des Kalenderjahres zusammenfallen.
Aber auch, wenn ihr Geschäftsjahr zum Beispiel zum Halbjahr beginnt und endet, sind bilanzierende Unternehmen zu einer Inventur verpflichtet. Oder anders formuliert: Eine Jahresinventur gehört zu einer ordnungsgemäßen Buchführung gesetzlich dazu. Einmal im Geschäftsjahr ist sie Pflicht – und oftmals eine lästige noch dazu, denn gerade bei Tankstellen können Inventuren mitunter zeit- und nervenraubend sein.
Umso wichtiger ist es, sich die große Bedeutung einer Jahresinventur ins Gedächtnis zu rufen und so früh wie möglich mit den Vorbereitungen zu beginnen. Denn dadurch erfüllt eine Inventur nicht nur die gesetzlichen Bestimmungen, sie wird mit der richtigen Vorbereitung sogar weitaus weniger zeit- und nervenraubend als man sich das gemeinhin vorstellt.
Aus den Augen, aus dem Sinn? Falsch!
Eine korrekte und umfassende Jahresinventur hat große Bedeutung für die Geschäftszahlen eines Unternehmens und stellt die Basis für den Jahresabschluss dar. Aber das ist nicht alles: Aus der Jahresinventur wird auch die Steuerbemessungsgrundlage abgeleitet. Unternehmen sollten die Inventur entsprechend nicht als lästiges Übel wahrnehmen, das einmal im Jahr ansteht und das man danach wieder beiseiteschiebt. Aus den Augen, aus dem Sinn, ist hier fehl am Platz.
Im Optimalfall sollte die Jahresinventur im gesamten Verlauf eines Geschäftsjahres im Fokus bleiben und die notwendigen Daten dafür kontinuierlich gesammelt werden. Das entzerrt den Prozess und sorgt für bessere und aussagekräftigere Ergebnisse.
Grundlegend gilt: Für eine Jahresinventur müssen die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lage sein, die Mengen und angesetzten Werte des Warenbestands genau zu prüfen. Jede Information zu jedem Posten muss im Inventar erfasst sein, darunter die Menge (Maß, Anzahl, Gewicht), eine verständliche Bezeichnung der sogenannten Vermögensgegenstände (Art, Größe, Artikelnummer) sowie der Wert der Maßeinheit. Das gilt für das gesamte Vorratsvermögen, also Bilanzpositionen wie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie unfertige und fertige Erzeugnisse und Waren. Diese müssen in der Regel im Rahmen der Jahresinventur vor Ort aufgenommen werden – und das ist oftmals aufwendig.
Inventurvereinfachungsverfahren können dabei helfen, den Aufwand für eine Inventur zu senken. Damit ist es beispielsweise möglich, den Bestand auf Basis von mathematisch-statistischer Methoden auf Basis von Stichproben zu errechnen. Dies ist allerdings nur dann zulässig, wenn eine permanente Lagerbuchführung sichergestellt ist und das Ergebnis dem einer Inventur vor Ort gleichwertig ist. Der Bestand ergibt sich dann aus einer Hochrechnung beziehungsweise einer Bestätigung der Lagerbuchführung auf Basis der Stichproben.
Zeitnahe, zeitverschobene und permanente Inventur
Grundsätzlich gibt es drei unterschiedliche, erfolgsversprechende Ansätze: die zeitnahe, die zeitverschobene und die permanente Inventur. Bei der zeitnahen Inventur sollte die Inventur am Bilanztag selbst oder in den zehn Tagen davor oder danach stattfinden. Dabei sollten etwaige Veränderungen im Bestand zwischen dem Tag der Bestandsaufnahme und dem Stichtag unbedingt berücksichtigt werden.
Bei der zeitverschobenen Inventur darf eine Bestandsaufnahme vor Ort auch in den drei Monaten vor dem Bilanzstichtag oder auch in den zwei Monaten danach gemacht werden. Das ist allerdings deutlich anspruchsvoller für die Buchhaltung, weil mitunter Verfahren zur Fortschreibung oder Rückrechnung mitbedacht werden müssen.
Finanzamt kann digitale Lagerhaltung als Art der Inventur ablehnen
Bei der permanenten Inventur kann das Unternehmen den Bestand zum Bilanzstichtag direkt aus den Lagerbüchern ermitteln – mithilfe der digitalen Lagerverwaltung. Trotz der digitalen Verwaltung müssen die Mitarbeiter aus der Buchhaltung hier mindestens einmal im Jahr mittels einer Inventur vor Ort die Bestände prüfen. Die Finanzbehörden haben zudem die Option, diese Art der Inventur abzulehnen, wenn Teile des Inventars einen sehr hohen Wert haben, Gegenstände verschwinden oder hohe Mengendifferenzen zwischen digitaler Inventur und manueller Prüfung auftauchen.
Flüssige Betriebsstoffe
Wichtig ist aber bei jedem der skizzierten Ansätze, dass wirklich alle Vermögenswerte erfasst und im Bestandsverzeichnis hinterlegt werden. Bei Tankstellen besonders relevant sind dabei flüssige Betriebsstoffe, also die genauen Mengen an Benzin oder Diesel, die sich in den Tanks befinden - ebenso wie der Kraftstoff, der sich zum Beispiel noch in den Tanks von Dienstfahrzeugen befindet. Dies ist aufgrund der Schwankungen mitunter kleinteilig und sollte entsprechend eingeplant werden.
Auch Waren, die in fremden Lagerräumen wie beispielsweise bei Spediteuren liegen, zählen zum Vermögen des Unternehmens. Und selbstverständlich sollten auch die Artikel im Tankstellen-Shop detailliert inventarisiert und aufgeschlüsselt werden.
Es gilt, dass Prüfer in den Unterlagen nachvollziehen können müssen, wie die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie die unfertigen und fertigen Erzeugnisse bewertet wurden und wie diese Bewertung zustande gekommen ist. Sprich: Sind die Anschaffungskosten plausibel? Sind die Herstellungskosten vollständig und korrekt? Sind die Waren überhaupt in der korrekten Anzahl vorhanden? Und deckt sich dies mit den vorliegenden Unterlagen?
Plausibilität zählt
Am Ende wird deutlich: Die Inventur ist ein aufwendiger Prozess, der gut geplant und vollständig sowie korrekt durchgeführt werden muss. Haben Tankstellen dies im Blick, belohnt eine gute, reibungslose Inventur mit einem transparenten Jahresabschluss und dieser wiederum kann negativen steuerlichen Konsequenzen vorbauen – eine Win-Win-Situation.
