Egal, ob am Meer, in den Bergen oder im eigenen Garten, eines steht fest: Der Urlaub dient der Erholung. So steht es auch im Bundesurlaubsgesetz. Doch oft ist das schwieriger, als es sich anhört – vor allem bei Selbstständigen. Der eigene Kopf hat häufig seinen eigenen Kopf und lässt sich nicht so einfach abschalten. Im Reisegepäck führen viele Gedanken wie „Läuft wohl alles gut im Betrieb?“ mit. Wer Sorgen und Stress im Urlaub minimieren möchte, sollte vor der Abwesenheit klar kommunizieren, gut vorbereiten und seinen Kollegen auch einmal vertrauen.
Vor dem Urlaub
Erstellen Sie rechtzeitig eine To-do-Liste von Dingen, die unbedingt noch vor dem Urlaub erledigt sein müssen. Welche Aufgaben müssen Sie unbedingt selbst erledigen, welche können Sie an einen Mitarbeiter delegieren? Fragen Sie sich auch, ob die jeweilige Arbeit nicht doch bis nach der freien Zeit warten kann. Die Aufgaben, die nur Sie vor dem Urlaub erledigen können und müssen, kommen auf Ihre Liste.
Erstellen Sie außerdem gemeinsam mit Ihren Vertretern eine Liste von festen Aufgaben, die während ihrer Abwesenheit zu erledigen sind. Erteilen Sie, falls nicht ohnehin bereits geschehen, Ihrer Vertretung alle nötigen Vollmachten.
Begleichen Sie alle fälligen Rechnungen entweder vorher oder richten Sie Terminüberweisungen ein. Informieren Sie Ihre Kollegen über wichtige Termine und Fristen und halten Sie auch diese auf der Liste fest.
Bereiten Sie am letzten Arbeitstag Ihr Büro vor: Räumen Sie auf, verstauen Sie vertrauliche Unterlagen, stellen Sie eine Abwesenheitsnotiz für Ihre persönliche E-Mail-Adresse ein, sichern Sie möglicherweise die Daten auf dem Computer ab. Ein guter Moment, um schon einmal vorübergehend Abschied zu nehmen und sich auf die arbeitsfreie Zeit einzustellen.
Während des Urlaubs
Tankstellenunternehmer sind in der Regel selbst und ständig – sie sind allein für ihren Betrieb verantwortlich und das 24/7. Besprechen Sie mit Ihrem Team, wie diese Regel in Ihrer Abwesenheit ruht oder gilt. Eine Redakteurin von Sprit+ möchte einen Termin für einen Besuch vereinbaren? Das hat Zeit, bis die Chefin wieder da ist. Unbekannte sind in den Shop eingebrochen? Natürlich sofort Bescheid geben. Auch wer Sie in einem Notfall wie kontaktiert, sollten Sie im Vorfeld festlegen.
Zum Beispiel könnten Sie zu festen Zeiten, etwa morgens um zehn Uhr und abends um 20 Uhr, für Telefonate erreichbar sein und Ihre E-Mails checken. Erreichbar sein, aber nicht verfügbar, lautet hier die Devise. Das beruhigende Gefühl, eben nichts Wichtiges zu verpassen, sorgt dann vielleicht für zusätzliche Entspannung. Den Rest des Tages nutzen Sie das Smartphone nur für Freizeitzwecke wie Musikhören.
Lassen Sie die Mitarbeiter Nachrichten und Aufgaben nach Dringlichkeit, zum Beispiel in verschiedene Fächer, sortieren. Eine Ablage ist für „Dringendes“, die andere „Zur Info“. So sehen Sie nach der Rückkehr auf einen Blick, worum Sie sich zuerst kümmern müssen, ohne dass Sie ein Berg an Mitteilungen erschlägt.
Nach dem Urlaub
Vereinbaren Sie wie vor dem Urlaub einen Termin mit Ihrer Vertretung, um sich auf den aktuellen Stand bringen zu lassen. Besprechen Sie in Ruhe, wie die vergangenen Tage gelaufen sind und um welche Aufgaben Sie sich nun kümmern müssen.
(Autorin: Julia Richthammer; Der Artikel erschien in Sprit+ Ausgabe 9/2019.)
Checkliste Urlaubsvorbereitung
+ To-do-Liste vor dem Urlaub
+ To-do-Liste während des Urlaubs
+ Büro aufräumen
+ Kompetenzen klar verteilen und Vollmachten erteilen
+ Kontaktmöglichkeit festlegen
+ Ablagen einrichten
+ Termin zur Nachbesprechung vereinbaren
+ Urlaub genießen