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Eine permanente Aufgabe: Die Betriebsübergabe

Die fünf Phasen einer Betriebsübergabe.
© Foto: IHK München

Eine Betriebsübergabe zieht sich über mehrere Jahre. Manchmal muss es jedoch sehr schnell gehen, deshalb ist die gründliche Vorbereitung unerlässlich.


Datum:
09.05.2022
Autor:
Bettina Göttler
Lesezeit: 
5 min
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Am besten kümmert sich ein Unternehmer schon an seinem ersten Arbeitstag um seine Nachfolge. Was skurril klingt, hat durchaus Sinn. Denn es gibt leider nicht nur die geplanten Betriebsübergaben, sondern auch ungeplante, sprich: Ein Schicksalsschlag – im schlimmsten Fall der Tod des bisherigen Unternehmers – erfordert die sofortige Übergabe. Und das kommt gar nicht so selten vor. Jede zehnte Betriebsübergabe erfolgt ungeplant, so die IHK München und Oberbayern. „Es ist daher immer sinnvoll, eine Betriebsübergabe möglichst frühzeitig anzugehen, um den Betrieb zukunftssicher aufzustellen“, rät Dr. Johann Faltermeier. Er ist Senior Consultant im Competence Center Digital Commerce & Payment bei ibi research an der Universität Regensburg und Projektreferent im Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Handel.

Pro Jahr streben etwa 10.000 bis 15.000 Handelsunternehmen in Deutschland eine Nachfolge an. Tendenz steigend, denn „die Pandemie wirkt wie ein Brandbeschleuniger. Viele Unternehmer wollen lieber gestern als heute ihren Betrieb übergeben.“ Holger Hetzel bestätigt diese Entwicklung explizit für die Tankstellenbranche. „Corona hat da eine sehr große Dynamik reingebracht. Was sich seit Jahren abzeichnet, beschleunigt sich zusehends: Sehr viele Tankstellenbetreiber wollen ihre Stationen möglichst schnell abgeben.“ Hetzel ist Geschäftsführer der Sachverständigen und Beratungsgesellschaft (SBG). „Bei uns im Unternehmen wurden im Jahr 2021 genau 21 Tankstellen zum Kauf angeboten, die wir an Gesellschaften oder privat verkauft haben. Das handelsübliche „freie Tankstellen“-Geschäft ist dabei in den Hintergrund gerückt. Bei vier Vermittlungen von Tankstellenimmobilien an Privatkunden haben wir auch einen Mineralölbelieferungsvertrag für die Kunden vereinbart. Das heißt, dass Kunden, selbst wenn sie eine eigene Tankstelle erwerben, immer auf Nummer sicher gehen mit einer zugesicherten Marge. Der freie Einkauf gehört der Vergangenheit an.“ Es ist also alles andere als einfach, überhaupt einen Nachfolger in diesem anspruchsvollen und auch risikobehafteten Geschäft zu finden.

Die Situation ist völlig verfahren. Es gibt viel zu wenig gewillte und geeignete Nachfolger auf der einen Seite. Auf der anderen Seite wollen Tankstellenbetreiber ihre Station dringend übergeben. Doch schnell oder abrupt geht bei einer Betriebsübegabe gar nichts. Das ist ein jahrelanger Prozess. Die IHK München und Oberbayern hat ein Modell entwickelt, das die grundlegenden Schritte einer Betriebsübergabe darstellt. Eine Übergabe kann demnach grob in fünf Phasen aufgeteilt werden.

Phase 0 beinhaltet die Grundlagen, mit denen ein Betrieb auch für Schicksalsschläge bestmöglich gewappnet ist. Es handelt sich genau genommen um eine Notfallvorsorge. Ein Unternehmer sollte alle wichtigen Abläufe im Betrieb dokumentieren. Wer ist wofür verantwortlich, entscheidungsbefugt oder bevollmächtigt? Welche Verträge wurden geschlossen beziehungsweise müssen noch erfüllt werden? Diese Daten und Angaben sollten laufend aktualisiert werden, damit später keine Verwirrung aufkommt. Ebenfalls sehr wichtig: Die Zugangsund Zutrittsregelungen müssen geklärt sein. In Tankstellen sind zum Beispiel Abrechnungen, die Buchhaltung oder Bestellungen zunehmend digitalisiert. Was früher der physische Schlüssel zum Aktenschrank war, ist heute ein Passwort. Im Notfall müssen Bank- und Finanzdaten für Dritte zugänglich sein. Was genau hierbei geregelt werden muss, ist von Tankstelle zu Tankstelle unterschiedlich.

Eine Orientierung gibt das sogenannte Notfallhandbuch. Nahezu jede IHK bietet ein solches kostenlos zum Download an. Neben betrieblichen Checklisten enthalten die Handbücher auch private Checklisten.

Phase 0 und 1 erfordern eine lang- und kurzfristige Vorbereitung der Übergabe.„Diese Phasen können gut und gern um die zehn Jahre bedeuten“, sagt Faltermeier und erläutert diese große Zeitspanne: „Eine Betriebsübergabe soll für beide Parteien – Übergeber und Übernehmer – eine sinnvolle Möglichkeit sein. Final soll für alle eine Win-win-Situation vorliegen. Dazu gehört eventuell auch, dass der Übergeber betriebsoptimierende Maßnahmen umsetzt. Und bis diese greifen, können mehrere Jahre vergehen.“ Nur wenn der aktuelle Betriebsinhaber eine ordentliche Aufbauarbeit leistet, kann der Nachfolger sich voll und ganz dem Wachstum des Betriebs widmen. Mit anderen Worten: Um überhaupt einen Nachfolger zu finden und seine Tankstelle in guten Händen zu wissen, muss der Betrieb bestmöglich vorbereitet werden. „Fehlende oder veraltete Geschäftsmodelle schrecken mögliche Nachfolger ab. Wenn ein Tankstellenbetreiber wenig innovative Dynamik zeigt, wird er es viel schwerer haben, einen Nachfolger zu finden“, warnt Faltermeier.

Und nicht nur der Betrieb muss für die Übergabe bereit sein. Auch der Mensch spielt eine sehr große Rolle in dem ganzen Prozess. Der Übergebende muss psychisch und emotional bereit sein loszulassen. Faltermeier spricht von einer möglichen „fehlenden intrapersonalen Bereitschaft“. Damit ist zum Beispiel der Fall gemeint, „dass der Seniorchef das Zepter nicht aus der Hand geben kann oder will“. Das Problem tritt auch auf, wenn familienintern übergeben werden soll, die nächste Generation aber noch nicht bereit ist oder gar nicht übernehmen möchte. „Nur weil jemand in eine Unternehmerfamilie geboren wurde, heißt das ja nicht, dass er oder sie prädestiniert dafür ist, selbst ein Unternehmen zu führen“, so Faltermeier. 

Unabhängig davon, ob das Unternehmen Tankstelle intern oder extern übergeben wird, das A und O ist eine rechtlich saubere Durchführung. Neben aktuellen Themen wie der Berechnung des Unternehmenswertes müssen auch die Zukunftspläne des aktuellen Inhabers geklärt werden. Das eigene Privatleben, die finanzielle Altersabsicherung und weitere Lebensplanung des Übergebenden müssen klar und deutlich formuliert werden. Das geht nicht ohne professionelle Hilfe. Die gibt es beim Anwalt oder Steuerberater. So hat sich etwa die Steuerberatungsgesellschaft Wotax auf die Fahne geschrieben, die finanziellen und rechtlichen Möglichkeiten bei einer Betriebsübergabe maximal auszuschöpfen.

Die vielleicht kritischste Phase ist die des Suchens und – bestenfalls – Findens eines geeigneten Nachfolgers. Hier können Seiten wie tankstellen-portal.de helfen, die passende Kontakte vermitteln. In dieser Phase haben beide Parteien ihre Aufgaben zu erledigen. Der Übergebende sollte zum Beispiel analysieren, ob der jeweilige Nachfolge-Kandidat geeignet ist und in die Tankstellenbranche passt. Wer übergeben möchte, ist außerdem für die Unternehmensbewertung und die Kaufpreisfindung zuständig. Der potenzielle Nachfolger muss den Tankstellenbetrieb bis ins kleinste Detail durchleuchten. Liegen die Jahresabschlüsse der vergangenen Jahre vor? Besteht die Gefahr von Umweltlasten und wenn ja, wer haftet dafür? Welche Ertragsaussichten hat die Tankstelle? Das sind nur drei Fragen von einer langen Liste, welche die zur Übernahme gewillte Person durchgehen sollte. Derartige Checklisten gibt es zum Beispiel bei der jeweils zuständigen IHK.

Essentiell ist dann auch die Finanzierung des Kaufpreises. Hier können sich durchaus hohe Hürden auftun. Berater Hetzel weiß, dass aus Bankensicht eine Tankstelle oft als „nicht beleihungsfähig“ angesehen wird. Hetzel spricht aus eigener Erfahrung. Er hatte in Moers einen Tankstellenstandort gekauft und umgebaut (siehe Sprit+ SPEZIAL Bauen 2022). „Obwohl es sich um eine Gesamtimmobilie handelt, sind die Banken nicht risikobereit gewesen mitzufinanzieren.“ Hetzel und sein Geschäftspartner Peter Balji mussten privat bürgen. „Das macht das Geschäft für den Privatkunden natürlich noch schwieriger.“

Wenn sich die übergebende und die übernehmende Partei einig sind und mit allen Vereinbarungen, die in Phase 2 getroffen wurden, konformgehen, folgt die Übergabe selbst. Wer nun denkt, es sei ein Ende in Sicht, täuscht sich. „Auch die eigentliche Übergabe kann ein Jahr oder länger dauern“, weiß Faltermeier. Nicht zu unterschätzen ist etwa die Einarbeitung des
Übernehmers. Außerdem muss die Belegschaft in der Tankstelle über den bald konkret bevorstehenden Chefwechsel informiert werden. Und das kann weitere Hindernisse nach sich ziehen, denn im Schnitt „begleiten“ rund drei Viertel der Mitarbeiter ihren bisherigen Tankstellenchef. Sprich, sie quittieren ihren Dienst an der Tankstelle. Die Mitarbeitersuche fordert den Neuunternehmer dann zusätzlich heraus.

Neben den betriebswirtschaftlichen Aspekten dürfen keinesfalls die privaten Belange des Übergebenden vergessen werden. Auf der einen Seite muss dessen Zukunft finanziell abgesichert sein. Auf der anderen Seite kann ein jäher Abschied von der Tankstelle einen Unternehmer überfordern. Zu viel plötzliche Freizeit kann sogar Depressionen auslösen. Es ist höchst individuell, wie sich ein Betreiber letztlich von „seiner“ Tankstelle verabschiedet. Oft hört man, dass der Vorgänger noch regelmäßig in die Tankstelle kommt und dort seinen Kaffee trinkt. Dann muss er aber akzeptieren, dass der jetzige Betreiber vielleicht einiges anders macht. Gerade bei einer familieninternen Übergabe steht der ehemalige Betreiber seinem Nachfolger oft noch mit Rat und Tat zur Seite. Je nach Alter und Motivation kann die Gründung eines neuen Unternehmens eine Option sein. Oder generell eine Tätigkeit als Berater für die ganze Branche, um die jahrelange Erfahrung und das umfangreiche Wissen als ehemaliger Tankstellenbetreiber an noch aktive Betreiber weiterzugeben.

Für den neuen Betreiber stehen sehr viele Aufgaben an. Er muss seine Kunden kennenlernen, eventuell einen eigenen Mitarbeiterstamm aufbauen, die Branche und den Wettbewerb beobachten, das Unternehmen Tankstelle will weiterentwickelt und optimiert werden, vielleicht ist eine neue Geschäftsausstattung nötig, neue Produkte und Lieferanten und – die eigene
Übergabe. Denn direkt nach Phase 4 folgt wieder Phase 0. Nicht zuletzt deswegen, weil jederzeit ein Unfall passieren könnte und das Unternehmen dann trotzdem weitergeführt werden muss. Bereits vom ersten Arbeitstag an muss eine ungeplante Betriebsübergabe im Hinterkopf sein. Nicht nur für die eigene Absicherung. Sondern auch wegen der Absicherung der eigenen Familie und Mitarbeiter. (bg)

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