Das Service Station Cockpit von Dienstleister SMF soll Tankstellenbetreiber beim digitalen Management ihrer Tankstelle unterstützen. Es besteht insgesamt aus fünf verschiedenen Modulen (Stammdaten-, Störmelde-, Prüf- und Termin-, Rollout-Management sowie Analyse und Reporting), von denen das Stammdaten-Modul obligatorisch ist. Denn damit werden die Stammdaten der Kunden erfasst: die gesamte technische Sicht der Tankstelle und gleichzeitig sämtliche Einrichtungsgegenstände des Bistros oder des Shops. Das Stammdaten-Modul dient sozusagen als Basis für die digitale Tankstelle. Änderungen sind nach Angaben von
SMF digital in Echtzeit möglich. Weitere Module kann der Tankstellenunternehmer individuell kombinieren und damit dann einen Mehrwert generieren. So hilft etwa das Prüf- und Terminmanagement, gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen wie TÜV-Termine für Tanks, Zapfsäulen oder Feuerlöscher einhalten zu können. „Hier haben wir uns in der Vergangenheit klassisch mit Excel-Tabellen organisiert“, erzählt Erik Reike, Projektmanager bei Avex. „Das führte dazu dass fällige Prüfungen meist erst sehr kurzfristig erkannt wurden. Oder dass, wenn der zuständige Mitarbeiter ausfiel, die Kollegen nicht Bescheid wussten. So konnten Prüfgesellschaften meist erst spät oder – selten – auch zu spät beauftragt werden. Nun übernimmt diese Aufgabe das Prüf- & Terminmanagement. Wir erhalten automatische Erinnerungen, die früh genug darauf aufmerksam machen, wenn Dienstleister beauftragt werden müssen.“
Dank der Terminerinnerung werden außerdem potentielle Mängel professioneller nachverfolgt. „Wir verhindern so, dass die Behebung der Mängel unzureichend oder verzögert stattfindet“, sagt Projektmanager
Reike. Welche Module für den jeweiligen Tankstellenbetreiber Sinn machen, kann er anhand eines Demozugangs herausfinden. Diesen Zugang stellt Dienstleister SMF zu Verfügung. Vorab klärt SMF in einem Gespräch, welche Module der Tankstellenbetreiber nutzen möchte und ob er Zugriff auf die mobilen Anwendungen benötigt. Diese Apps sind laut eigenen Angaben ein Alleinstellungsmerkmal des Service Station Cockpits. Sie rufen die Inhalte über den Browser aus dem Internet ab und sind somit jederzeit verfügbar.
Wer das Modul Störmelde-Management nutzt, hat auch seine Schadensmeldungen und deren Bearbeitungsstatus immer im Blick. Über das Störmelde-Management werden Störungen über ein Ticketsystem erfasst und direkt an zuständige Servicedienstleister weitergeleitet. Der Nutzer kann die Vorgänge per Smartphone oder Tablet steuern. Theoretisch kann ein Tankstellenunternehmer beliebig viele Stationen an das Service Station Cockpit anbinden, denn die Grenze nach oben ist offen. Avex nutzt es an derzeit zehn Tankstellen in der Region rund um Köln. „Im weiteren Verlauf sollen auch die Tankstellen in Thüringen von der Software profitieren“, versichert Reike. Der Projektmanager hat nun insgesamt 1,5 Jahre Erfahrung mit dem ServiceStation Cockpit und ist sehr zufrieden damit. Der rege Austausch mit SMF, „die dadurch entstehende ständige Weiterentwicklung des Programms und die Möglichkeit, diese mit konstruktivem Input zu beeinflussen, gefallen uns sehr gut. Die Module die wir bisher nutzen, bieten uns einen echten Mehrwert und die kommenden Funktionen sind sehr vielversprechend.“
Einer der Inputs seitens Avex, die von SMF umgesetzt wurden, ist die QR-Code-Funktion. Sie ermöglicht eine interne Auszeichnung des Equipments in der Tankstelle. Die Funktion wurde von Avex gewünscht und aktuell läuft der Test in der Tankstelle in Frechen. „Sinn und Zweck ist eine schnelle und einfache Identifizierung des Equipments“, erklärt Reike. „Gerade neues Personal kann nicht auf Anhieb alle Geräte in der Tankstelle klar erkennen und definieren. Das macht eine Kommunikation bei Störungen schwieriger, da im Gespräch zwischen Technik und Mitarbeiter erst evaluiert werden muss, um welches Equipment es sich handelt. Durch die QR-Codes entfällt das. Der Mitarbeiter kann mit dem Tablet vor Ort ein fehlerhaftes Equipment melden, selbst wenn er keine weiterreichenden Fachkenntnisse dazu hat.“ Die eindeutige Identifikation erleichtert es den Technikern, die Störmeldung zu priorisieren und zu bestimmen, wie kritisch diese für den Tankstellenbetrieb ist. Einen Ernstfall gab es in der Frechener Tankstelle bisher zum Glück nicht, aber im Testlauf, so Reike, funktionierte alles bestens.
Im weiteren Verlauf sollen es die QR-Codes auch möglich machen, hinterlegte Stammdaten, bereits behobene Störungen sowie erledigte und bevorstehende Termine des Equipments anzuzeigen. Final können die Codes also dem Tankstellenalltag ein wenig die Komplexität nehmen und den Betriebsablauf erleichtern. Und das wird sich schließlich auch positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter vor Ort auswirken. (bg)
